In meinem Job arbeite ich in der Kommunikation, hauptsächlich für Non-Profit-Organisationen. Ein Teil meiner Arbeit besteht darin sicherzustellen, dass wir eine Strategie für interne und externe Kommunikation haben. Dazu gehört auch, einen Plan für einen Umzug zu entwickeln , den meine jetzige Organisation in den nächsten sechs Monaten plant .
Während Sie denken, dass es so viele Schritte bei der Planung eines Bürozugs gibt, dass Sie keine Zeit haben, die Kommunikation überhaupt in Betracht zu ziehen, brauchen Sie wirklich ein oder zwei Tage, um eine feste Strategie zu entwickeln, die sowohl Mitarbeiter als auch Kunden auf dem Laufenden hält der bevorstehenden Änderungen .
Beginnen wir mit den Mitarbeitern, da sie direkt von dem Umzug betroffen sind .
Interne Kommunikation sollte diese Schlüsselbotschaften enthalten:
- Eine klare Zeitleiste: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Schritte des Umzugs auflisten, damit jeder weiß, was wann zu erwarten ist.
- Verpackungsanweisungen: Geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen, wie sie ihre Büros oder Kabinen für den Umzug packen müssen . Dies sollte beinhalten, wo man Verpackungsmaterial bekommt, was für Verpackung und Fristen verantwortlich ist.
- Vorankündigung von Büroschließungen : Während des Umzugs müssen Sie möglicherweise das Büro schließen, um das endgültige Verpacken und Umziehen von Bürogeräten und Möbeln zu ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diese Daten kennen und wissen, ob und wie das Geschäft während des Umzugs fortgesetzt wird und wie sich dies auf ihren Arbeitsplan und ihre Arbeitsbelastung auswirkt.
- Neuer Büroplan: Die Mitarbeiter wollen frühzeitig wissen, wie der neue Raum aussehen wird und wie die Büros eingerichtet werden. Werden sie noch ihren eigenen Raum haben oder werden sie jetzt in einer Kabine oder einem offenen Grundriss sein? Stellen Sie sicher, dass Sie eine Möglichkeit schaffen, Mitarbeiter darüber zu informieren, wie sich ihr Arbeitsbereich ändern könnte.
- Der neue Standort, Parkmöglichkeiten und Pendleroptionen: Geben Sie den Mitarbeitern alle Informationen, die sie über den neuen Standort benötigen, damit sie den Transport zu den neuen Räumlichkeiten vorbereiten können.
Nachdem Sie alle wichtigen Nachrichten ermittelt haben, müssen Sie festlegen, wie diese Nachrichten am besten zugestellt werden. Die Methode, die Sie verwenden, sollte nach dem Typ der Nachricht entschieden werden.
Zum Beispiel könnte die Zeitleiste leicht über Ihr Firmenintranet geliefert werden; in der Erwägung, dass die Schließung von Büros am besten bei einer Mitarbeiterversammlung präsentiert werden kann, um sicherzustellen, dass Fragen gestellt und beantwortet werden können.
Wege zur Kommunikation der Ziele mit den Mitarbeitern:
- Intranet: Für Unternehmen oder Organisationen, die über ein Intranet verfügen, ist dies normalerweise die beste Plattform für die meisten Nachrichten. Es ermöglicht einfache Aktualisierungen von Dateien und Informationen, die alle Mitarbeiter erreichen.
- Persönliche Treffen: Unabhängig von der Botschaft sind Mitarbeiterbesprechungen ein guter Ort, um Bekanntmachungen zu machen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, eine vollständige Diskussion zu führen. Sie können auch die Besprechungszeit verwenden, um zu überprüfen, wie die Informationen übermittelt werden, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie auf dem Laufenden gehalten werden.
- E-Mail: Während E-Mails einfach sind, ist dies nicht der beste Weg, Informationen weiterzuleiten. Sie möchten nicht so viele E-Mails versenden, dass die Benutzer die Informationen nicht finden, wenn sie sie benötigen. Wenn Sie E-Mails verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie sie nur verwenden, um Personen mitzuteilen, wo sie die Informationen erhalten können.
- Allgemeine Ordner : Wenn Sie kein Intranet haben, können Sie auf einem Netzlaufwerk, auf das alle Benutzer zugreifen können, einen gemeinsamen Ordner erstellen, um die Informationen zu speichern, auf die die Benutzer zugreifen sollen.
- Schwarzes Brett: Ein physischer Raum, in dem Informationen veröffentlicht werden, ist eine großartige Sache. Diese können nicht nur häufig überprüft werden, sondern bieten auch einen Ort, an dem sich Menschen treffen und ihre Anliegen diskutieren können.