Benachrichtigungs-Checkliste für Ihren Umzug
Umzug eines Büros ist kompliziert. Bei so vielen Dingen ist es leicht, kleinere, aber wichtige Aufgaben zu übersehen. Verwenden Sie den folgenden Checklisten-Leitfaden, um sicherzustellen, dass nichts unbemerkt bleibt.
Durchgehen Sie auch eine einfache Checkliste mit wichtigen Aufgaben, um Ihr Büro zu bewegen.
Unternehmen und Kunden des Umzugs benachrichtigen
Die folgende detaillierte Benachrichtigungsliste kann in Verbindung mit dem Artikel Geschäftsinformationen vor dem Verschieben aktualisieren verwendet werden.
Zusammen ergeben Sie, dass Sie alle Ihre Grundlagen abgedeckt haben.
Sie sollten Ihren Kunden auch mitteilen, ob Sie während des Umzugs überhaupt schließen oder Ihre Stunden reduzieren. Dies wird eine wichtige Nachricht sein, um sicherzustellen, dass Kunden nicht frustriert sind, wenn Ihre Tür verschlossen ist. Wenn Sie im Voraus wissen, wann Sie für das Geschäft offen sind, sparen Sie viele Telefonanrufe und der Kunde geht zu Ihrem Mitbewerber. Mit anderen Worten, lassen Sie Ihre Kunden Ihren Plan für die Wartung während des Übergangs wissen.
Kunden und Kunden
Es ist eine gute Idee, Ihre Kunden zuerst über den Umzug zu informieren, vorzugsweise mindestens einen Monat vor dem Umzug. Geben Sie Informationen über den neuen Standort an, indem Sie entweder einen formellen Brief oder eine E-Mail mit einer Karte senden, die jeder Person in Ihrer Firmendatenbank beigefügt oder angehängt ist. Oder im Falle eines Ladengeschäftes, platzieren Sie eine Karte und ein Hinweisschild an der Eingangstür und geben Sie bei jedem Kauf einen kleinen Flyer.
Veröffentlichen Sie die Informationen auf Ihrer Webseite mit leicht zu befolgenden Anweisungen und allen Einzelheiten, die Ihre Kunden zurückhalten. dies könnte einen "move-in" -Verkauf oder eine offizielle Eröffnungsfeier beinhalten.
Dienstleister, Verkäufer und Regierungsbehörden
Benachrichtigen Sie die Dienste und Anbieter, die Ihr Unternehmen regelmäßig verwendet.
Es kann einen Drucker, einen Kurier, einen Bürobedarf oder einen Internetdienstanbieter umfassen.
Banken und Versicherungen
Banken müssen frühzeitig informiert werden; Sie müssen die Adresse bei den Firmenschecks ändern, die Schecks ausdrucken, Kreditkartenunternehmen und andere Finanzinstitute oder Dienstleister benachrichtigen. Sie können entscheiden, dass Ihr Unternehmen von der Übertragung von Geschäftskonten von einer Bank zu einer anderen oder von einer Zweigstelle zu einer anderen profitieren würde; Sprechen Sie mit Ihrem Bankvertreter über die verfügbaren Dienstleistungen am neuen Standort / in der neuen Umgebung.
Versicherungsunternehmen müssen ebenfalls frühzeitig informiert werden. Sie müssen den neuen Bereich bewerten und ggf. eine neue Schätzung bereitstellen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um mit Ihrem Versicherer über den Umzug der Versicherung zu sprechen und was Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihr Büro geschützt ist.
Ändern Sie eingehende Telefonnachrichten
Neben der Aktualisierung von Unternehmensinformationen und Marketingmaterialien gibt es andere Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass die Öffentlichkeit von dem bevorstehenden Umzug erfährt. Fügen Sie dem Anrufbeantworter / Voicemaildienst eine Benachrichtigung hinzu, in der das Datum des Umzugs angegeben ist, zu dem Sie wechseln und wie sich dies auf den Dienst auswirken könnte. Geben Sie auch Kontaktinformationen für Kunden an, die möglicherweise Bedenken haben.
Lassen Sie die Mitarbeiter auch ihre Direkt-Office-Voicemail-Leitung mit mobilen Informationen und der neuen Adresse ändern. Auch hier ist es eine einfache Möglichkeit, Kontakte an den Umzug zu erinnern und diejenigen zu informieren, die nicht in der Kontaktdatenbank der Änderung sind.
Ändern Sie Ihre Signaturzeile
Durch Hinzufügen eines Hinweises in der E-Mail-Signaturzeile für alle Mitarbeiter wird sichergestellt, dass jede versendete E-Mail den Empfänger an den bevorstehenden Umzug erinnert. Dies ist eine gute Möglichkeit, Personen zu erreichen, die nicht in der Firmenkontaktliste aufgeführt sind.
Ausgehende Korrespondenz stempeln
Erwerben Sie einen roten Stempel mit der Angabe "Neue Adresse notieren"; Briefmarken können normalerweise in einem Bürofachgeschäft gekauft werden. Stempeln Sie den aktualisierten Briefkopf, um sicherzustellen, dass die Adressänderung bekannt ist. Beachten Sie, dass dieser Benachrichtigungsschritt möglicherweise erst nach dem Verschieben angewendet werden kann.
Telefon
Dies sollte das erste Dienstprogramm sein, mit dem Sie sich über Ihren Umzug in Verbindung setzen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Geschäft während des Umzugs offen bleibt oder dass es so wenig Störungen wie möglich gibt. Lassen Sie die Telefongesellschaft wissen, wann der Umzug erfolgt, und fragen Sie, ob die Telefone am Tag vor dem Einzugsdatum installiert und betriebsbereit sind, um sicherzustellen, dass das System an Ihrem Einzugstermin in Betrieb ist.
Bitten Sie das Unternehmen, ab dem Tag Ihres Umzugs ein Call-Forward-System einzurichten. Wenn Ihr Unternehmen Telefonnummern ändert, fordern Sie an, dass zu Ihrer alten Nummer ein Hinweis hinzugefügt wird, der die Anrufer über die Änderung der Telefonnummer informiert. Sobald Sie umgezogen sind, sollten Sie Ihre alte Nummer anrufen, um sicherzustellen, dass der Dienst eingerichtet ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre neue Geschäftsnummer und Adresse im nächsten Telefonbuch und Verzeichnis aktualisiert werden.
Post-, E-Mail- und Social-Media-Konten
Benachrichtigen Sie die Post Ihres Umzuges und arrangieren Sie, dass die Post einige Monate nach dem Umzug weitergeleitet wird. Wie bereits erwähnt, fügen Sie vor dem Verschieben und nach dem Verschieben eine Verschiebungsmeldung zu den Signaturzeilen der Mitarbeiter hinzu. Nach der Übertragung sollte die Unterschrift den Empfänger bitten, die Änderung der Adresse und Kontaktinformationen zu notieren.
Auch regelmäßige Kurierunternehmen, die Abhol- und Bringdienste erhalten, sollten ebenfalls über die Änderung der Adresse und etwaige Änderungen der Dienste informiert werden.