Wenn Sie Ihr Unternehmen bewegen müssen , ist der beste Ort, um zu planen, wie man packen und bewegen ist genau hier. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Umzug ist es , Allianzen zu bilden , die helfen können, den Rest des Büropersonals zu motivieren und zu koordinieren.
Plane die Bewegung
Erstellen Sie eine Zeitleiste, die alle notwendigen Schritte Ihres Zuges ermöglicht. Sie müssen dies mit dem Rest Ihres sich bewegenden Teams oder mit den Managern und Vorgesetzten besprechen, um sicherzustellen, dass es machbar ist.
Für ein kleines Büro benötigen Sie mindestens drei Monate Vorbereitung und für ein mittleres bis großes Büro mindestens sechs bis acht Monate. Der Schlüssel ist so früh wie möglich zu beginnen.
Der nächste Schritt besteht darin, alle Informationen über den neuen Raum zu sammeln. Versuchen Sie, Blaupausen oder das Grundrisslayout zu erhalten, um Schlüsselkomponenten wie Steckdosen, Speicherplatz usw. zu identifizieren und vor allem das neue Büro-Layout zu bestimmen. Es ist auch eine gute Idee, einen allgemeinen Layoutplan für Ihren aktuellen Raum zu haben, damit Sie die beiden vergleichen können; Wenn es Bereiche im aktuellen Büro gibt, die nicht funktionieren, identifizieren Sie sie, damit sie in Ihrem neuen Bereich aufgelöst werden können.
Machen Sie auch eine Liste möglicher Probleme mit dem neuen Raum, z. B. einen kleineren Empfangsbereich oder weniger Lagerbereich oder vielleicht einen größeren offenen Raum, der mehr Kabinen oder temporäre Wände erfordern kann. Es kann notwendig sein, Zimmerleute oder Maler zu engagieren, wenn Wände gebaut oder gestrichen werden müssen.
Möglicherweise wurde es angesprochen, als der neue Raum erworben wurde, aber stellen Sie sicher, dass vor dem Umzug keine zusätzlichen baulichen oder kosmetischen Änderungen vorgenommen werden müssen.
Sammeln Sie Ihr Team
Für mittlere bis große Büros, ernennen (oder bitten Sie um Freiwillige) jemanden aus jeder Abteilung oder Abteilung, um ihr bestimmtes Gebiet zu koordinieren.
Es kann dem Abteilungsleiter oder Manager zugewiesen werden, der dann sicherstellen kann, dass jeder Mitarbeiter die Verantwortung für das Packen seines Schreibtischs, seiner Dateien und seiner persönlichen Gegenstände übernimmt. Für kleinere Büros können Sie alleine sein. Wenn dies der Fall ist, identifizieren Sie einige Schlüsselpersonen, die bei der Koordinierung des Umzugs helfen können.
Ihr Team kann auch dabei helfen, aktuelle Probleme mit dem alten Raum zu identifizieren und mögliche Lösungen für das neue Büro bereitzustellen. Es ist eine großartige Möglichkeit, andere Standpunkte einzubeziehen und einen Konsens in Bewegung zu erzielen, wenn einige nicht ganz begeistert von der Veränderung sind.
Regelmäßige Treffen
Legen Sie in Ihrem Zeitplan regelmäßige Besprechungen fest und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die Besprechungsdetails informiert werden und dass alle Personen wissen, was sie tun müssen, um ihr Büro oder ihren Arbeitsplatz zu packen . Es ist wichtig, alle auf dem Laufenden zu halten, um Sorgen und Sorgen zu vermeiden. Bewegung ist für alle Beteiligten belastend, vor allem wenn Entscheidungen nicht kommuniziert werden.
Ermitteln Sie Ihr Budget
Wenn Sie einen bestimmten Budgetbetrag für Ihren Umzug zugewiesen bekommen haben, ist es wichtig, die Kosten zu ermitteln, bevor Sie einen Umzug durchführen, oder sogar bevor Sie die erste Box packen.
Aufgaben zuweisen
Lassen Sie Ihr Moving Committee eine Liste von Aufgaben erstellen, die erledigt werden müssen, und stellen Sie sicher, dass sie zum Zeitplan / Zeitplan hinzugefügt werden.
Möglicherweise benötigen Sie spezialisierte Serviceanbieter, wie z. B. Installateure von Telefonleitungen oder Computer-Netzwerkspezialisten. Fragen Sie jeden Abteilungsleiter oder Supervisor, was in seinem Bereich erforderlich ist. Stellen Sie sicher, dass die öffentlichen Bereiche wie Empfangsbereich, Lobby und Lagerbereiche abgedeckt sind.
Eine der wichtigsten Aufgaben ist es , die Mover zu engagieren . Es gibt Umzugsunternehmen, die sich auf Büroumzüge spezialisiert haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Recherchen durchführen, die richtigen Fragen stellen und dass das Unternehmen in Ihr Büro kommt, um Ihren Umzug zu bewerten. Wie bei jeder Haushaltsumzug müssen Sie sicherstellen, dass das Unternehmen zuverlässig ist und Sie den besten Service für die Kosten erhalten. Diese Aufgabe kann an einige Personen vergeben werden, die jeweils bestimmte Firmen anrufen und dann Notizen vergleichen. Beginnen Sie früh, um sicherzustellen, dass Sie den bestmöglichen Preis erhalten.
Erstellen Sie eine Kontaktliste
Sie müssen sicherstellen, dass alle, mit denen Sie Geschäfte machen, sowohl Lieferanten als auch Kunden, wissen, dass Sie umziehen.
Es ist eine gute Idee, diese Aufgabe einer Person zuzuweisen. Kunden und Kunden zu benachrichtigen, erfordert spezifische Kommunikation, wohin Sie ziehen und wie das Geschäft während des Umzugs funktioniert. Solche Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden nicht anderswo für Ihre Dienste gehen.