Aufgaben-Management-Tipps direkt von den Experten
Also hast du all diese Dinge jeden Tag erledigt und deine Aufgabenliste ist voll - woher weißt du, was du als erstes, zweites und drittes tun musst?
So ziemlich jeder hat das Gefühl, zu viel zu tun und zu wenig Zeit dafür zu haben. Oftmals resultiert dieses überforderte Gefühl aus der Unfähigkeit, all diese scheinbar drängenden Aufgaben zu priorisieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre To-Do-Liste von Minute zu Minute länger wird und Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen, erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben identifizieren, bewerten und priorisieren.
1. Erstellen Sie eine Liste
Bevor Sie versuchen, Ihre Verpflichtungen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu sortieren, nehmen Sie sich die Zeit, eine umfassende Liste aller Dinge zu erstellen, die Sie benötigen oder durchführen möchten. Unterteilen Sie Ihre Liste in Abschnitte für verschiedene Arten von Aufgaben. Diese Kategorien könnten beinhalten:
Tägliche oder wöchentliche Aufgaben
Dies sind alltägliche "Aufgaben", die persönlich sein können ( Essensplanung und Einkaufen ) oder arbeitsbezogen (wöchentliche Teambesprechung). Wenn Sie bereits dem Tagesablauf folgen, werden Sie mit diesen Aufgaben vertraut sein; Wenn nicht, ist dies ein guter Zeitpunkt, um einen zu erstellen. Was Sie einbeziehen, kann variieren - einige Leute werden keine Notwendigkeit sehen, sich selbst daran zu erinnern, E-Mails zu lesen oder Lebensmittel zu kaufen, aber andere werden die strukturierten Erinnerungen für bestimmte Aktionen zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen schätzen.
Aufgaben mit Fristen
Diese müssen natürlich bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden und müssen vorher vorbereitet werden. Beispiele können eine Schulzeitung sein, die in drei Wochen fällig ist, oder eine Party, die Sie in sechs Monaten planen.
Diese Art von Aufgaben - oft als Projekte bezeichnet - können später in kleinere Komponenten zerlegt werden - zum Beispiel kann "Papier schreiben" in das Lesen der relevanten Bücher, das Organisieren Ihrer Notizen, das Schreiben einer Gliederung, das Schreiben eines ersten Entwurfs und so weiter unterteilt werden auf.
Wiederkehrende Aufgaben
Diese treten nicht täglich oder wöchentlich auf, sind aber auch keine einmaligen Projekte.
Wiederkehrende Aufgaben könnten Zahnarzttermine oder Ihre vierteljährlichen Steuern umfassen.
Selbstmotivierte, notwendige Aufgaben
Das sind Aufgaben oder Projekte, von denen du weißt, dass du sie tun musst, aber niemand wird dich dazu bringen. Sie haben selten, wenn überhaupt, ein eingebautes Zeitlimit. Denken Sie daran, Ihre Website für kleine Unternehmen zu verbessern oder einen neuen Anbieter für medizinische Grundversorgung zu finden.
Selbstmotivierte, nicht notwendige Aufgaben
Dies sind die erfreulicheren Aktivitäten, die jedoch auf der Strecke bleiben, wenn andere, offensichtlich notwendige Aufgaben sie verdrängen. Denke gerne zum Vergnügen oder arbeite an Hobbys.
Eines Tages Aufgaben
Diese Aufgaben hängen am Ende Ihrer To-Do-Liste oder im Hinterkopf, aber sie müssen normalerweise nicht bald oder nie erledigt werden. Beispiel: Bemale deine Heizkörper.
2. Organisieren Sie Ihre Liste
Sobald Sie alles aufgelistet haben, können Sie herausfinden, was zuerst zu tun ist und Ihren Zeitplan organisieren. (Wie Sie dies physisch tun - auf einem Blatt Papier, einem Planer , einer App, einem Online-Kalender oder auf andere Weise) ist weniger wichtig als dass Sie eine Methode wählen, die für Sie arbeitet und die Sie verwenden werden über etwas nachdenken:
Dringend oder wichtig
Alle Aufgaben können in eine von vier Kategorien eingeteilt werden. Dringende und wichtige Aufgaben sollten so schnell wie möglich erledigt werden; Eilige, aber nicht wichtige Aufgaben können nach Möglichkeit delegiert werden, aber wenn nicht, sollte Ihr Zeitplan genügend Flexibilität und zusätzliche Zeit enthalten, um sie anzupassen, wenn sie auftauchen. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sollten rechtzeitig geplant werden, damit sie nicht dringend werden; Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können potenziell eliminiert werden, obwohl, wenn Sie sie genießen, sollten sie in Ihren Zeitplan eingearbeitet werden, damit sie nicht durch anspruchsvollere Verpflichtungen verdrängt werden.
Bewerten Sie den Wert
Sie können den Wert einer Aufgabe auf verschiedene Arten beurteilen. Eine davon könnte sein, ob andere Menschen betroffen sind und wie wichtig diese Menschen für Sie sind (die Zustimmung Ihres Chefs und das Wohlergehen von Kindern, die davon abhängen, dass Sie wichtiger sind als beispielsweise die Meinungen einer Gruppe von Fremden, der Sie zugestimmt haben sich an einem Treffen zu beteiligen.) Sie können Aufgaben, die sich langfristig auszahlen, oder die Sie einfach als lohnend empfinden, auch einen hohen Wert zuweisen.
Eine Referenz, die Sie wahrscheinlich beim Lesen von Priorisierungsaufgaben finden werden, ist die 80-20-Regel oder das Pareto-Prinzip, das besagt, dass 80% der Effekte von 20% der Ursachen stammen. Dies kann sich für Sie als richtig erweisen oder nicht, aber es ist eine gute Erinnerung, um herauszufinden, wofür Sie tatsächlich Zeit aufwenden und welche Ihrer Bemühungen sich auszahlen.
Timing und Flexibilität
Ein funktionierender Zeitplan ermöglicht Änderungen und erkennt Zeitbeschränkungen. Seien Sie realistisch, wenn Sie Ihre Tage priorisieren und planen. Im Zweifelsfall überschätzen Sie die Zeit, die eine bestimmte Aufgabe benötigt.
Wenn zwei Aufgaben zur gleichen Zeit fällig sind, hängt die Entscheidung, mit welcher zu beginnen ist, davon ab, wie Sie am besten arbeiten. Manche Leute ziehen es vor, die einfachere Aufgabe aus dem Weg zu bekommen, sich auf die komplexere zu konzentrieren; Andere werden sich beruhigt fühlen, wenn sie zuerst mit der schwierigeren Aufgabe beginnen und etwas oder alles erledigen, bevor sie weitermachen. Denken Sie daran, dass Sie nicht von Anfang bis Ende eine Aufgabe oder ein Projekt übernehmen müssen, bevor Sie mit der nächsten fortfahren - es sei denn, Sie finden, dass die Arbeit auf diese Weise Ihre Produktivität steigert.
Beschränken Sie Ihre täglichen Aufgaben auf maximal drei Aufgaben. Der Tag kann auch kleinere Aufgaben umfassen, die eher routinemäßig oder von geringerer Bedeutung oder Dringlichkeit sind, aber das Aufladen wichtiger Aufgaben wird wahrscheinlich zu Stress und Enttäuschung führen.
Denken Sie daran, dass sich Prioritäten ändern können - wenn Ihr Chef Sie jetzt braucht, wird Ihre vorherige erste Priorität wahrscheinlich auf den zweiten Platz reduziert. Das ist ein Grund mehr, mehr Zeit in Ihren Zeitplan zu investieren, um Flexibilität zu ermöglichen.
3. Batch-Aufgaben
Batch-Aufgaben sind eine der effektivsten und effizientesten Methoden, um diese lästigen Aufgaben zu erledigen. Batching bedeutet einfach, dass Sie immer wieder an der gleichen Art von Aufgabe arbeiten, bevor Sie zu etwas anderem wechseln. Der erste Schritt besteht darin, Aufgaben zu identifizieren, die Sie immer wieder ausführen, und dann einen einfachen Workflow einzurichten, dem sie folgen können. Dann nehmen Sie diese Aufgaben mit diesem Workflow gleichzeitig an.
Für das Batching müssen ähnliche Aufgaben ausgeführt werden, die ähnliche Ressourcen in "Batches" erfordern, um die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Hier einige Beispiele:
- Bezahlen Sie alle Ihre Rechnungen gleichzeitig
- Öffnen Sie alle Ihre Mails einmal pro Woche und handeln Sie, anstatt sie jeden Tag aufzustapeln und niemals zu erreichen
Batching ermöglicht es Ihnen, in einen Groove zu kommen und die gleiche Aufgabe immer und immer wieder zu erledigen, so dass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, Anweisungen herauszufinden oder was Sie als nächstes tun sollten.
4. Beseitigen Sie Aufgaben
Sobald Sie alle Ihre Aufgaben aufgelistet und sie von den wichtigsten zu den wenigsten sortiert haben, wird klar, welche Aufgaben am Ende der Liste stehen. Diese können manchmal an jemand anderen delegiert werden, aber wenn das nicht möglich ist, müssen Sie entscheiden, ob Sie Zeit für sie planen oder beseitigen.
Möglicherweise haben Sie Aufgaben auf Ihrer Liste, die Sie nicht tun oder nicht tun müssen, aber Sie fühlten sich irgendwann gezwungen, etwas hinzuzufügen (gehen Sie ins Fitnessstudio, besuchen Sie einen Buchclub.) Diese können vollständig eliminiert werden.
Schließlich ist es möglich, einfach zu viel zu tun - wenn Sie nicht alles erledigen können, bewerten Sie Ihre Arbeitsbelastung, um festzustellen, ob Sie nur etwas mehr Übung bei der Priorisierung benötigen oder ob Sie jemandem sagen müssen, dass Sie nicht mehr fortfahren können bestimmte Aufgabe.