So verwalten Sie Ihre E-Mails in 5 Schritten

Das Verwalten Ihrer E-Mails ist eine überraschend schwierige Organisationsaufgabe, da Sie nicht nur E-Mails visuell organisieren können, sondern jedes Dokument lesen und berühren müssen, um es zu archivieren oder zu verwerfen. Der beste Weg zu einem soliden Management ist es, die Papiermenge zu reduzieren, die zu Ihnen nach Hause kommt. Lesen Sie weiter, wie Sie E-Mails in vier Schritten verwalten.

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  Dump the Junk

  Reduzieren Sie die Menge an E-Mails, die Sie erhalten, indem Sie die Ziellink-E-Mail stoppen.

  Ich schwöre, wenn ich jemals verloren bin, wird der J Crew Katalog mich zuerst finden. Wenn Sie weniger Junk-Mail empfangen, reduzieren Sie die Zeit, die Sie für die Verwaltung Ihrer E-Mails benötigen. Weniger Mail = weniger Zeit.

  Bonus: Es ist gut für die Umwelt.

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  Plane es

  Die meisten Menschen sortieren Post, wenn sie nach der Arbeit durch die Tür gehen, und halten oft in der Mitte inne, um ihren Mantel abzulegen oder ihre Aufmerksamkeit darauf zu richten, was zum Abendessen gehört. Widerstehen Sie dem Drang, Post zu verwalten, bis Sie die Zeit und Aufmerksamkeit für diese Aufgabe haben.

  Gründe dafür:

  1. Wenn Sie sich auf dem Weg zur Tür befinden, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit , Ihre Post zu verwalten . Sie benötigen die richtigen Werkzeuge (unten) und die Aufmerksamkeit, um zu entscheiden, wie Sie jedes Stück verwenden oder wegwerfen.
  2. Berühren Sie niemals ein Stück Papier mehr als einmal, wenn Sie nicht haben. Das macht das Papiermanagement so anstrengend: Sie müssen es jedes Mal lesen! Warte bis du bereit bist zu verwalten und zu verwerfen.

  Planen Sie die Zeit entweder jeden Tag oder einmal pro Woche ein, um Ihre E-Mails zu organisieren.

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  Werkzeuge

  Verfügen Sie über die richtigen Tools zum Verwerfen, Recyceln oder Beantworten Ihrer E-Mails.

  Nichts Besonderes, aber folgendes zur Hand:

  1. Shredder - Alles mit identifizierenden Informationen über Ihren Namen und Ihre Adresse sollte sofort gelöscht werden.
  2. Papierkorb - Die meisten Postsendungen können sofort recycelt werden (denken Sie an Gutscheine, Flyer, Ankündigungen).
  3. Ablagesystem und Kalender - Für die Mail müssen Sie sofort oder in der Zukunft aktiv werden.

  Mit "zur Hand", meine ich wirklich zur Hand. Bewahren Sie Ihren Aktenvernichter und Ihren Papierkorb nicht in separaten Räumen auf. Ich verwalte meine Post über dem Papierkorb und dem Aktenvernichter, und dann bringe ich die Post, die ich brauche, zu meinem Schreibtisch, wo ich meinen Kalender und ein Desktop-Ablagesystem eingerichtet habe. Ich empfehle eine separate Aktenablage sowie einen Archivierungsschrank für die Postorganisation.

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  Richte ein System ein

  Für jedes Poststück gibt es 3 Endspiele:

  1. Aktion - Mail, auf die Sie sofort oder letztendlich reagieren müssen. Diese Art von Mail wird in weitere Kategorien wie Archiv / Referenz, Antwort, Aktion usw. unterteilt.
  2. Recycle - Junk-Mail, die für Sie keinen Wert hat und über Ihren Namen hinaus keine identifizierenden Informationen enthält.
  3. Shred - Jede Nachricht, die über Ihren Namen und Ihre Adresse hinausgehende Informationen enthält. Dazu gehören Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten, Kreditkartenangebote usw. Sind Sie nicht sicher, ob Sie recyceln oder shredden sollten? Sehen Sie sich an, was Sie zu shredden haben und lesen Sie mehr über Identitätsdiebstahl: Wie Sie sich vor Identitätsdiebstahl schützen können.

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  Weiter so

  Ein paar Wege, die ich sicherstellen kann, dass dies so bleibt:

  • Jeden Black Friday (das ist der Tag nach Thanksgiving), während alle anderen einkaufen gehen, sammle ich alle Kataloge, die ich nicht mehr erhalten möchte und rufe sie zum Abbrechen an.
  • Befolgen Sie die wöchentliche Organisationsroutine , in der wir die Post wöchentlich verwalten.
  • Sie können mehr darüber lesen, wie ich E-Mails täglich verwalte.