Eine kurze Checkliste, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen + was zu zerreißen ist
Papier ist ein Schmerz und die Verwaltung eines Home Filing-Systems kann ein Nachteil sein, aber einige Dokumente, die Sie wirklich brauchen, um zu hängen, weil Sie nie wissen, wann Sie sie brauchen. Hier erfahren Sie, wie lange Sie Dokumente aufbewahren und wann Sie damit fertig sind, welche Sie löschen müssen. Dies sollte als Kurzanleitung für die Erstellung und Pflege eines funktionsfähigen Home-Filing-Systems dienen.
Denken Sie zuerst daran, die Menge an Papier, die Sie erhalten, zu reduzieren, und Sie werden am Ende weniger Akten oder weniger Akten haben.
Das bedeutet, Junk-Mails loszuwerden, sich für E-Rechnungen anzumelden und keine Flyer zu akzeptieren, Coupons, die Sie nie benutzen werden, oder andere Ephemeras, an die Sie glauben müssen, wenn Sie wissen, dass Sie es wirklich nicht tun.
Wenn Sie wirklich mit Papierkram bis zu dem Punkt kämpfen müssen, an dem Sie das Gefühl haben, dass Sie es horten , dann wenden Sie sich an den Fachmann, der Sie durch den Deklinationsprozess führen kann.
Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über ein gutes Mail-Management-System verfügen. Je effizienter Sie mit der Post umgehen können, um die Sie kommen, desto seltener müssen Sie eine große Ablage- / Zerfaserungs- / Recycling-Sitzung durchführen.
Richten Sie ein elektronisches Ablagesystem ein
Durch das Einrichten eines elektronischen Ablagesystems sparen Sie Platz und Papierkram. Das ist ein Gewinn. Das elektronische Ablagesystem ist heutzutage sehr sinnvoll. Zu Beginn benötigen Sie einen Scanner und einen Speicherort für Ihre Dateien, ein Ordnersystem auf einem Computer oder in der Cloud sowie eine externe Festplatte.
Richten Sie allgemeine Ordner für verschiedene Arten von Dokumenten ein (Beispiele: Haushalt, Steuern, Auto, Geburtsurkunden usw.). Sie müssen nicht zu genau mit dem Speichern von Dokumenten umgehen, da elektronische Ablagesysteme durchsucht werden können.
Scannen Sie dann jedes Dokument und speichern Sie es in einem Ordner entsprechend dem Inhalt.
Kopien wichtiger Dokumente aufbewahren
Für Ihre super wichtigen Dokumente empfehlen Experten, Kopien zu führen.
Das kann bedeuten, dass Sie eine Kopie in Ihrem Cloud-Speicher und eine andere auf einer Festplatte aufbewahren. Es könnte auch bedeuten, dass Sie eine Kopie in Ihrer elektronischen Ablage und eine Kopie in einem feuerfesten Safe aufbewahren.
Speichern Sie diese Dokumente für immer
Diese Dokumente sollten für immer gespeichert werden:
Academic Records - Diplome, Transkripte und alle Portfolioarbeiten, die in Zukunft bei der Bewerbung für einen Job verwendet werden können.
Annahme-Papiere
Taufzertifikate
Geburtsurkunden
Todesbescheinigungen - Kann für steuerliche Zwecke benötigt werden.
Führerscheine
Beschäftigungsunterlagen - Alle Klauseln, Vereinbarungen, Disziplinarakten und Leistungsbeurteilungen.
Heiratsurkunden
Krankenakten
Militärische Unterlagen
Pässe
Pensions- und Rentenunterlagen
Sozialversicherungskarten
Wünsche
Sparen Sie für einen kürzeren Zeitraum
Diese Dokumente können Sie so oft wie monatlich oder wöchentlich berühren:
Kontoauszüge - 1 Monat
Rechnungen - 1 Jahr für alles Steuern oder Garantie bezogen, alle anderen Rechnungen sollten vernichtet werden, sobald sie bezahlt wurden.
Credit Card Bills - Shred sofort, wenn bezahlt.
Home Improvement Receipts - Bleiben Sie, bis das Haus verkauft ist.
Investment Records - 7 Jahre nachdem Sie das Konto geschlossen oder das Wertpapier verkauft haben.
Mietverträge - Bleiben Sie so lange, bis Sie ausgezogen sind und Ihre Kaution vom Vermieter erhalten haben.
Paychecks / Pay Stubs - 1 Jahr bis du deine W-2 erhalten hast
Verkaufsbelege - Halten Sie für die gesamte Lebensdauer der Garantie. Dies gilt natürlich nur für größere Anschaffungen wie Geräte und Elektronik. Normalerweise behalte ich Quittungen für Dinge wie Lebensmittel und Kleidung, solange ich weiß, dass ich die Quittung für eine Rücksendung nicht brauchen werde.
Steuerdokumente - 7 Jahre einschließlich Ihrer Einreichung und aller Begleitdokumente wie W-2s und Quittungen.
Fahrzeug Aufzeichnungen - Bleiben Sie, bis Boot, Auto oder Motorrad verkauft wird.
Wie man Dokumente loswird
Aktenvernichtung ist der wichtigste Weg, um sich vor Identitätsdiebstahl zu schützen. (Lesen Sie mein Interview mit Sicherheitsexperte Jay Foley über Wie man sich vor Identitätsdiebstahl schützt). Fragen Sie sich was zu zerkleinern? Als allgemeine Regel gilt, dass folgende Informationen shreddern sollten: Kontonummern, Geburtsdaten, Mädchennamen, Passwörter und PINs, Unterschriften und Sozialversicherungsnummern.
Auch hier sind die No-Brainer.
Hier sind die Grundlagen:
Wenn Dokumente noch "aktiv" sind, müssen Sie sie als Referenz behalten und ein einfaches Home-Filing-System einrichten. Dies bedeutet, dass Dokumente nach Themen geordnet und dann zerlegt werden, sobald sie nicht mehr verwendet werden.
Welche Dokumente zu shredden
Wenn Sie mit diesen Dokumenten fertig sind und sie nicht mehr benötigen, können Sie hier alles vernichten (alles andere - wie Papierkram - können Sie einfach recyceln).
Geldautomatenquittungen
Kontoauszüge
Geburtsurkunde Kopien
Stornierte und stornierte Schecks
Kreditkarten-Rechnungen
Kreditberichte
Führerschein (abgelaufen)
Arbeitsdokumente, die eine Identifizierung haben
Abgelaufene Pässe und Visa
Anlagekonto #s
Legale Dokumente
Investment-, Aktien- und Immobilientransaktionen
Gegenstände mit einer Unterschrift (Mietverträge, Verträge, Briefe)
Kofferanhänger
Medizinische und zahnmedizinische Aufzeichnungen
Papiere mit einer Sozialversicherungsnummer
Passwörter oder PIN-Nummern
Gehaltsabrechnungen
Vorab genehmigte Kreditkartenanwendungen
Quittungen mit Kontonummern, Kreditkartennummern oder anderen identifizierenden Informationen
Steuerformulare
Transkripte mit identifizierenden Informationen zu ihnen
Reiserouten
Gebrauchte Flugtickets
Stromrechnungen (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabelfernsehen, Internet)
Stellen Sie sicher, dass ein flexibles Dateisystem eingerichtet ist, um diese Dokumente in Schach zu halten und sie zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Alles, was Sie behalten möchten, muss bearbeitet, organisiert und archiviert werden. Ich mag mein Home Filing System.