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So richten Sie eine Papierablage + Speichersystem ein, das für immer funktioniert
belchonock / Getty Images Der Kampf ist real: die Verwaltung von Papier und Papierkram ist die Grube. Deshalb ist es wichtig, ein einfaches, machbares Home-Filing-System einzurichten, das Sie tatsächlich verwenden werden. Heute werden wir das zusammen machen.
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Erfahren Sie, wie Sie ein Home Filing System einrichten, das Sie tatsächlich für den Rest Ihres Lebens verwenden werden. Es muss flexibel sein, um Änderungen des Lebensstils Rechnung zu tragen, und es muss einfach sein, so dass Sie es tatsächlich weiterführen.
Was du brauchen wirst
- Aktenschrank oder Aktenschrank
- Hängende Dateiordner (Ich mag diese farbigen, die oben abgebildet sind)
- Desktop-Dateiablage
- Reißwolf
- Papierkorb
- Dateiordner
- Etikettendrucker oder Stift
Zeitliche Koordinierung
Dies ist ein Wochenendprojekt. Wir empfehlen nicht, dies an einem Wochentag nach einem langen Arbeitstag / Schule usw. zu beginnen. Beginnen Sie diesen Tag an einem Samstag- oder Sonntagmorgen, bewaffnet mit einer Tasse Kaffee oder Tee und einer "Let's Get-those" Einstellung.
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Sammeln Sie alle Ihre Papiere zusammen an einem Ort
Steve Heap / Getty Images Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Home Filing-Systems besteht darin, alle Ihre Dateien und Papiere in den gleichen Raum zu stellen, damit Sie sie sortieren, recyceln und zerlegen können. Alles an einem Ort zu haben, hat folgende Vorteile:
- Sie werden sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren. Wenn Sie es versuchen Erfülle eine Aufgabe, über die du nicht aufgeregt bist (wie eine Einreichung), irgendeine Entschuldigung, um zu wandern und ein neues Projekt zu beginnen. Wenn Sie alle Ihre Vorräte (hier aufgelistet) und alle Ihre Papiere an einem Ort haben, haben Sie wirklich keine Entschuldigung, sondern sich zu vertiefen.
- Du wirst gründlicher sein. Wenn Sie Ihre Wohnung von Anfang an fegen, bedeutet dies, dass Sie die Aufgabe in ein paar Wochen nicht wiederholen müssen, wenn Sie einen vergessenen Stapel Papiere in der Waschküche finden.
Ein paar Orte, an denen Sie nach Papieren suchen können (außer Ihren offensichtlichen Schreibtischschubladen, Aktenschränken und Postsendungen):
- Das Wohnzimmer. Papiere häufen sich im Wohnzimmer an, weil wir oft nicht wissen, was wir damit anfangen sollen. Deshalb sollten Sie immer Papiere, bei denen Sie noch nicht sicher sind, in meine Mailbox stellen.
- Taschen . Rucksäcke, Arbeitstaschen, Handtaschen, Sporttaschen und Koffer.
- Die Küche. Papierstapel haben eine Möglichkeit, in der Küche zu landen. Dies liegt daran, dass die Küche oft der erste Ort ist, zu dem wir gehen, wenn wir durch die Tür gehen.
Also, sammle alle deine Papiere und dann ...
Wählen Sie eine gute Stelle mit einer harten Oberfläche, auf der Sie 5 Pfähle erstellen können. Dies kann der Küchentisch, das Gästezimmer Bett oder Ihr Schreibtisch sein, wenn es groß genug ist. Wenn Sie keine Oberfläche groß genug haben, funktioniert der Boden auch.
Wenn Sie so viele Papiere haben, können Ihre Stapel umkippen, dann benutzen Sie Mülleimer oder sogar Pappkartons. Beschriften Sie sie, um sie getrennt zu halten und Fehler zu vermeiden - zum Beispiel, wenn Sie die Steuererklärung des letzten Jahres versehentlich in die "Recycling" -Box werfen.
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Trennen Sie Ihre Papiere in fünf Kategorien
Trennen Sie alle Ihre Papiere in fünf Kategorien. Foto / Getty Jetzt ist es Zeit, zur Sache zu kommen. Du musst jedes Papier anfassen und eine Entscheidung treffen.
Regel: Sie müssen eine Entscheidung über jedes Stück Papier treffen. Es wird in eine dieser 5 Kategorien gehen:
Aktion: Dokumente, für die Sie Maßnahmen ergreifen und dann verwerfen müssen. Verwechseln Sie diese nicht mit dem, was wir in der folgenden Kategorie als "Haushalt" bezeichnen. Haushaltsdokumente werden dauerhaft abgelegt, Aktionsdateien werden einmal verwendet und dann verworfen.
Beispiele: Einladungen, Parktickets, Terminerinnerungen, Hausaufgaben, Rechnungen usw.Archiv: Papiere oder Dokumente, an denen Sie hängen müssen, aber Sie brauchen nicht mehr als ein- oder zweimal im Jahr zu referenzieren oder zu verwenden.
Beispiele: Steuererklärungen, medizinische Aufzeichnungen, akademische Aufzeichnungen, Beweis, dass Sie an der Geschworenenpflicht teilgenommen haben, Urkunden, Mietverträge, Verträge usw.Haushalt: Dies sind Papiere, mit denen Sie Ihr Haus (und Ihr Leben) am Laufen halten.
Beispiele: Gutscheine, Rezepte, Benutzerhandbücher, Quittungen für die diesjährigen Steuern, Dokumente für bevorstehende Reisen, etc.Recycling: Dokumente und Dokumente, die keiner der oben genannten Kategorien angehören und keine persönlichen Informationen enthalten.
Beispiele: Junk-Mail, Arbeitsblätter aus einem Seminar, an dem Sie nicht mehr interessiert sind, Zeitungen, Zeitschriften, alte Hausaufgaben, die Sie nicht brauchen, gebrauchte Umschläge usw.Shred: Papiere und Dokumente, die nicht in die Kategorien 1-3 fallen, aber persönliche Identifikationsdaten enthalten.
Beispiel: Kreditkartenangebote, alte Kontoauszüge, Rechnungen usw.
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Löschen Sie Dokumente und Dateien, die Sie nicht mehr benötigen
dra_schwartz / Getty Images Dein größter Stapel wird recycelt. Recyceln Sie diese zuerst - das Ziel ist es, die Menge Papier, mit der Sie es zu tun haben, so schnell wie möglich zu reduzieren.
Als nächstes zerkleinere die Aktenvernichter - das sollte alles enthalten, was dich über deinen Namen und deine Adresse hinaus identifiziert.
Alternativ ist dieser Guard Your ID Roller von The Container Store sehr preisgünstig und sehr praktisch für diejenigen, die es satt haben, Ihren Shredder Jam zu haben. Auf diese Weise können Sie Ihre ID-Informationen einfach überstempeln und E-Mails und Dokumente mit persönlichen Informationen aufbereiten, anstatt sie zu shreddern.
Jetzt, wo du den Müll rausgeworfen hast, ist es Zeit, ein System einzurichten, das wie folgt aussieht:
- Einfach zu bedienen, so dass Sie es tatsächlich verwenden werden ;
- Flexibel genug, um Änderungen im Leben und neue Projekte unterzubringen; und,
- Sicher, wenn Sie etwas schnell finden müssen, können Sie es finden.
Das Schöne daran ist, dass Sie diese Kategorien je nach Papiermenge, die zu Hause oder im Büro ein- und ausgeht, noch weiter reduzieren können.
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Richten Sie eine Archivdatei für Ihr Home Filing System ein
Carolyn Hebbard / Getty Images Es ist ziemlich einfach zu entscheiden, welche Papiere in Ihre Archivdatei aufgenommen werden. Dies sind die wichtigsten Papiere, die Sie besitzen. Sie sind der Beweis, dass Sie und Ihre Familie existieren, Steuern zahlen, Häuser und Autos besitzen, die Schule abgeschlossen haben und mit einem Reisepass oder einem Visum ins Ausland reisen können. Wenn Sie ein Geschäftseigentümer sind oder mehr als eine Eigenschaft besitzen, wird diese Datei noch größer.
Hier ist eine Liste der Grundlagen, die in dieser Datei gespeichert werden:
- Steuerrückzahlungen
- Krankenakten
- Zeugnisse
- Beweis, dass du der Geschworenenpflicht dienteest
- Taten
- Mietverträge
- Verträge
- Pässe
- so cial security cards
- Beschäftigungsrekord
- Taufzertifikate
- Lebensversicherung / Rentenpapiere
Bewahren Sie diese Papiere in einem Ordner in etikettierten Ordnern auf. Erwägen Sie den Kauf einer feuerfesten Box, sobald Sie mehr "Zeug" erwerben, um sicher zu sein.
Halten Sie die Dateien, die Sie häufig verwenden (auch bekannt als ein paar Mal pro Jahr) in der Front. Widerstehen Sie dem Drang, diesen Raum zu überorganisieren, denn wenn Sie zu spezifisch werden, wird es schwieriger, Dinge zu finden, wenn Sie sie wirklich, wirklich brauchen. Im Allgemeinen, wenn Sie in Ihre Archivdatei eintauchen, brauchen Sie wirklich, wirklich dieses Stück Papier, also machen Sie es sich so einfach wie möglich.
Hier sind meine Kategorien:
- Akademisch
- Auto
- Beschäftigung
- Finanziell
- Gesundheit
- ICH WÜRDE
- Versicherung
- Grundeigentum
Organisiere sie alphabetisch, behalte aber die ID-Datei im Voraus. Dazu gehören Dinge wie Geburtsurkunde, Reisepass, Sozialversicherungskarte und Taufschein. Hier sollten Sie auch Ihre Heiratsurkunde aufbewahren.
Um diese Papiere zu lagern, ist eine Hochsicherheits-Urkunde-Box, die bei weniger als $ 50 ist, ein großer Wert *. Eine weitere Option ist die Hochsicherheits-Rezeptbox. Dieser ist für den medizinischen Bedarf gedacht, könnte aber leicht mehrere nicht zu verlierende Papiere halten.
Sie können Ihre eigene Datei selbst erstellen, oder Sie können FileSolutions Home Filing System verwenden.
* Wenn Sie diese Dateien verlieren, werden Sie am Ende viel, viel mehr zahlen, um Kopien von Registraren, Stadtschreibern, akademischen Institutionen usw. zu bekommen, also sind 50 $ eine lohnende, schlaue Investition.
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Ordnen Sie eine Haushaltsdatei an
Sappington Todd / Getty Bilder Hier ist eine gute Faustregel für das, was Sie in Ihrer Haushaltsdatei speichern sollten: Alles, was Sie in Zukunft brauchen, aber Sie müssen jetzt nichts unternehmen, das nicht in Ihre Archivdatei gehört. Verwenden Sie Ihre eigene Haushaltsdatei (Haushaltsarbeitsbuch genannt) als Beispiel, damit Sie eine bessere Vorstellung davon bekommen, was in dieser Datei gespeichert werden soll und was nicht.
Als Erstes habe ich anstelle einer Ablage oder eines Fachs eine Mappe mit Abschnitten und dann Taschen für Dinge wie Gutscheine und Geschenkkarten erstellt. Sie können diesen Ordner verwenden und Abschnitte für Folgendes haben:
- Gutscheine / Gruppen
- Geschenkkarten
- Dokumente für bevorstehende Reisen / Reisen
- Rabatte, die ich eingereicht habe und auf meinen Scheck warten
- Quittungen für große Gegenstände wie ein Gerät oder ein großes Möbelstück
- Habe eine Tasche für alle deine Belohnungskarten
- Hinweise und Referenzmaterialien für anstehende Projekte, an denen Sie gerade arbeiten
- Rezepte*
- Einnahmen für Steuern
- Auto / Haus / Mieter Versicherungspolicen
Sie könnten wahrscheinlich die meisten davon in ein Evernote-Konto scannen , aber dann, wenn Sie sie brauchen, müssen Sie sie erneut drucken, also legen Sie sie in dieses Notizbuch und nennen Sie es Ihr Haushaltsarbeitsbuch.
* Behalte eine separate Datei für Rezepte, die du eines Tages zurückgeben möchtest, aber nicht.
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Richten Sie eine Aktionsdatei ein
Utamaru Kido / Getty Bilder Die Aktionsdatei enthält die Dokumente, für die Sie Maßnahmen ergreifen und die Sie dann verwerfen müssen. Dokumente oder Dokumente, die dauerhaft oder für einen längeren Zeitraum (über einen Monat) aufbewahrt werden müssen, gehören wahrscheinlich in Ihre Haushaltsdatei.
Aktionsdateien sind:
- Einmal verwendet und dann verworfen werden; oder,
- Dateien, auf die Sie warten, um Maßnahmen zu ergreifen.
Verwenden Sie eine Box, um diese Papiere zu halten, und wir empfehlen diese Box. Wählen Sie Orange, weil es eine auffällige Farbe ist und das Denken ist, es wird Sie dazu bringen, mindestens einmal pro Woche durch die Box zu gehen. Dies kann auch als In Box verwendet werden, um die Verwaltung von E-Mails zu vereinfachen .
Hier sind Beispiele, was Sie in Ihrer Action-Datei behalten sollten:
Eingehende Post:
- Alles, was Sie in der Post erhalten, geht in diese Datei
- Jedes Stück Papier, das jemand dir übergibt oder du in deine Handtasche steckst und reinschießt, geht hier rein
Kalenderelemente:
- Einladungen für bevorstehende Veranstaltungen und alle Richtungen oder Antwortkarten, die mit ihnen kommen
- Rechnungen zu bezahlen und dann zu shredden oder zu recyceln
- Erlaubnisscheine zum Unterschreiben
- Terminerinnerungen
Gegenstände zu zahlen:
- Parktickets bezahlen
- Rechnungen zu bezahlen
Gegenstände, auf die Sie warten:
- Quittungen für alles, was Sie kürzlich gekauft haben, falls Sie sich entscheiden, zurückzukehren. Zum Beispiel, wenn Sie ein Paket von Amazon bekommen, werfen Sie den Lieferschein in diesen Behälter, falls die Produkte nicht funktionieren und Sie es zurückgeben müssen. Dito für andere Pakete, die Sie erhalten.
- Quittungen für alles, worauf Sie warten. Zum Beispiel, wenn Sie eine Rechnung an Ihre Versicherungsgesellschaft eingereicht haben und Sie auf die Erstattung warten, geht es in diese Datei. Wenn Sie etwas zurückgegeben haben und darauf warten, dass die Rückerstattung auf Ihrem Kontoauszug oder auf meiner Kreditkartenabrechnung erscheint, wird dieses Feld angezeigt.
Sie könnten diese Datei in mehrere Kategorien unterteilen, aber es ist einfacher, einfach alles in dieses Feld zu werfen und es dann einmal, zweimal oder dreimal pro Woche durchzugehen. An diesem Punkt können Sie alles, was Sie nicht mehr brauchen, recyceln oder zerkleinern, alles archivieren, was in Archiv oder Haushalt gehört, und alles ausführen, was beantwortet werden muss. Ziel ist es, diese Datei so klein wie möglich zu halten.
Aber ... der Trick ist, dass Sie diese Datei mindestens einmal pro Woche durchgehen müssen, vorzugsweise öfter. Ich empfehle dringend, diese Aufgabe in Ihre Personal Weekly Organizing Routine aufzunehmen . Auf diese Weise archivieren und speichern Sie eine relativ kleine Anzahl von Papieren einmal pro Woche