Grundlegende E-Mail-Etikette

E-Mail ist eine der Hauptarten, in denen Menschen jetzt schriftliche Kommunikation senden, und es ist unwahrscheinlich, dass sich dies jemals ändern wird. Es ist einfach, schnell und benötigt keinen Stempel.

Vorbei sind die Zeiten, in denen man eine Woche oder länger auf einen Brief oder eine Antwort in der Post warten muss. Es ist nicht notwendig, Notläufe zur Post zu machen, um Ihre Umschläge zu wiegen und genügend Briefmarken für Rechnungen und Briefe aufzuheben. In der Tat haben viele Menschen noch nie einen Umschlag adressiert oder einen Brief durch die US Post geschickt.

E-Mail ist zu einer der einfachsten und schnellsten Möglichkeiten geworden, um sowohl persönlich als auch geschäftlich zu kommunizieren. Dies ist zu einem solchen Phänomen geworden, dass der stets treue United States Postal Service nach Wegen sucht, um im Geschäft zu bleiben.

Es ist keine Überraschung, dass E-Mail-Etikette , oft als Netiquette bezeichnet, ein heißes Thema für die aktuelle Kultur ist. Die E-Mails werden jeden Tag von einem großen Teil der amerikanischen Bevölkerung verschickt. Die meisten Unternehmen verwenden E-Mail , um den ganzen Tag über mit Mitarbeitern zu kommunizieren. Fast jeder Haushalt hat mindestens einen Computer mit Internetzugang und in diesen Haushalten sind Mütter, Väter, Kinder, Teenager und vielleicht sogar Großeltern, von denen alle oder die meisten von ihnen E-Mails empfangen und senden.

Wir leben in einer mikrowellengetriebenen Internetgesellschaft, und niemand möchte sich die Zeit nehmen, einen langen Brief zu schreiben, obwohl er viel intimer und persönlicher ist. Dennoch gibt es viele Umstände, unter denen die E-Mail besser funktioniert als die Post.

Hier sind einige Etikette Dos und Don'ts zu beachten, wenn Sie E-Mail-Notizen verfassen.

1. Bereiten. Bevor Sie mit der Eingabe einer E-Mail beginnen, sollten Sie sich fragen, was Sie mitteilen möchten, ob es sich um eine erste Notiz oder eine Antwort handelt. Kurz, was ist deine Absicht zu schreiben? Sobald Sie wissen, können Sie die vollständige E-Mail vor dem Versand lesen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben. Wenn es die Note macht, dann sende es; Wenn der Text verwirrend, hart oder unklar ist, sollten Sie vielleicht erneut beginnen.

1. Kommunizieren. Denken Sie daran, dass Sie mit einer echten Person kommunizieren, die diese Mail erhalten wird. In diesem Sinne sollten Sie die Person namentlich ansprechen und respektvoll sein. Wenn dies eine Antwort auf eine empfangene E-Mail ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um Fragen oder Anfragen frühzeitig in der Notiz zu beantworten.
2. Atmen. Wir waren alle schuldig, irgendwann die Fassung verloren zu haben. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie verärgert oder verärgert, antworten Sie nicht in gleicher Weise. Nehmen Sie die Hauptstraße und antworten Sie entweder nur, um den Empfang zu bestätigen, oder nehmen Sie sich etwas Zeit, bevor Sie antworten, damit Sie sich beruhigen und mit einer gut durchdachten Nachricht antworten können. Sie möchten nie auf eine E-Mail (oder eine andere Form der Kommunikation) wütend reagieren. Wenn wir wütend sind, neigen wir dazu, Dinge zu sagen (oder zu schreiben), die wir entweder nicht sagen oder nicht brauchen. Denken Sie daran, dass sobald Ihre E-Mail gesendet wird, sie für immer da ist.
3. Sei transparent. Ihre Betreffzeile sollte eine echte Darstellung dessen sein, warum Sie den Empfänger kontaktieren. Verwenden Sie Sätze, die sich auf den Betreff der E-Mail beziehen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie eine geschäftliche oder persönliche E-Mail verfassen. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an Ihre Mutter über ihren Besuch nächste Woche schreiben, sollte in Ihrer Betreffzeile etwa "Ihr Besuch" stehen.

1. Forschung. Wenn Sie eine E-Mail an einen Geschäftspartner senden, ist es angemessen, dass Sie seinen Nachnamen und seinen Titel verwenden. Recherchiere und rede den Empfänger richtig an. Der Präsident des Unternehmens könnte entweder als Taylor oder Präsident Taylor angesprochen werden.
2. Rechtschreibprüfung. Die Verwendung der Rechtschreibprüfung ist wichtig, wenn Sie schriftlich kommunizieren. Wenn Sie eine Notiz voller Fehler senden, wird Ihnen mitgeteilt, dass Sie nicht schlüssig sind oder dass Sie nicht auf Details achten. Versuchen Sie immer, die Rechtschreibprüfung auszuführen, oder verwenden Sie ein Programm, das automatisch korrigiert. Und dann lesen Sie es noch einmal, um sicherzustellen, dass die Wörter, die Sie verwenden wollten, nicht automatisch auf etwas anderes korrigiert wurden.
3. Korrekturlesen. Sie sollten die zusätzlichen paar Sekunden oder Minuten einplanen, die erforderlich sind, um eine schnelle Korrektur der E-Mails zu ermöglichen, die Sie senden möchten. Nehmen Sie sich diese Zeit, um unbeholfene Sätze zu bearbeiten oder fehlende Satzzeichen zu setzen.

1. Achten Sie auf Ton. Manchmal kann eine E-Mail anders kommen, als Sie es beabsichtigt haben. Der Ton Ihrer E-Mail ist sehr wichtig und genauso wichtig wie Ihre Nachricht. Da dies eine schriftliche Kommunikation ist, solltest du sicherstellen, dass dein Ton angenehm ist und dass er eine wahre Repräsentation dessen ist, was du sagen möchtest. Denken Sie daran, dass Ihr Empfänger das Lachen in Ihrer Stimme nicht hören oder das Lächeln auf Ihrem Gesicht sehen kann. Sofern Sie nicht alles vorschreiben möchten, was Sie schreiben, sollten Sie jede Sprache in der E-Mail vermeiden, die in irgendeiner Weise falsch interpretiert werden könnte.
2. Sei kurz und lieb. Versuchen Sie nicht, einen Roman zu schreiben, wenn Sie eine E-Mail schreiben. Die meisten Leute wollen wirklich nicht so viel in einer E-Mail lesen. Wenn die E-Mail notwendigerweise langwierig ist, versuchen Sie dem Empfänger zu helfen, indem Sie Schlüsselkonzepte hervorheben, Aufzählungspunkte verwenden oder das Thema im einleitenden Absatz zusammenfassen.
3. Gut kommunizieren. Sie möchten Ihren Leser nicht verwirren, also nehmen Sie sich die Zeit, in Ihrem Schreiben klar und prägnant zu sein. Wenn Sie einen Freund per E-Mail kontaktieren, können Sie in Ihrem Schreibstil ungezwungener sein. Wenn dies jedoch eine geschäftliche Kommunikation ist , verwenden Sie die richtige Grammatik und vermeiden Sie die Verwendung von Symbolen oder Emojis, die Sie weniger professionell erscheinen lassen.

E-Mail-Kommunikation ist sehr beliebt. Nimm dir die Zeit, um die Goldene Regel einzuleiten, und du wirst einen langen Weg in Richtung eines geschliffenen Netiquette-Profis gehen.

Herausgegeben von Debby Mayne