Bedeutung der richtigen E-Mail-Etikette

Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten, bei der Sie sich über die Person wundern , die sie gesendet hat? Oder noch schlimmer, haben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Sie später bereut haben?

Wenn du am Ende einer schlechten E-Mail stehst, kannst du deinen Kopf schütteln und herausfinden, was die andere Person dachte. Wer derjenige ist, der es gesendet hat, kann einen ansonsten großartigen Tag ruinieren und später negative Auswirkungen haben.

Die Geschwindigkeit des Zippens einer E-Mail hat es zur bevorzugten Kommunikationsmethode gemacht. Unabhängig davon, ob Sie eine persönliche oder geschäftliche E-Mail senden, ist es wichtig, die richtige Etikette zu befolgen, um Missverständnisse oder harte Gefühle zu vermeiden.

Befolgen Sie die Goldene Regel, indem Sie den Empfänger so behandeln, wie Sie behandelt werden möchten. Bevor Sie in einer E-Mail auf "Senden" klicken, nehmen Sie sich eine Minute Zeit und geben Sie eine zusätzliche Durchsicht. Die effektive Verwendung von E-Mails kann Sie bei Ihrem Vorgesetzten in ein positives Licht rücken und Ihnen sogar einen Vorteil verschaffen, wenn es Zeit für eine Beförderung ist .

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  Vertraue nicht auf Privatsphäre

  Beachten Sie, dass Ihre Firma und Ihre persönliche E-Mail möglicherweise nicht privat sind. Ihr Unternehmen hat das Recht, alles, was aus dem Büro gesendet wird, zu lesen, also schreiben und senden Sie niemals persönliche oder hochsensible Informationen von der Arbeit. Persönliche E-Mails von zu Hause aus können weitergeleitet werden. Schreiben Sie also nichts, das ein Problem verursachen könnte, wenn es die falsche Person erreicht.

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  Bleiben Sie weg von beleidigenden Kommentaren

  Vermeide anstößige Kommentare in deiner E-Mail. Dies schließt rassistische, sexistische oder negative Bemerkungen über eine andere Person oder Firma ein. Wenn Sie eine anstößige E-Mail erhalten, antworten Sie nicht oder leiten Sie sie an niemanden weiter. Verwenden Sie niemals eine E-Mail, um etwas zu sagen, das Ihrem Chef missverstanden werden könnte.

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  Schrei nicht

  Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail, wenn Sie alle Großbuchstaben eingeben, als Geschrei erscheint. Manche Leute denken, es macht ihre Botschaft leichter zu lesen, aber das ist nicht der Fall. Verwenden Sie eine Schrift, die für die Augen angenehm ist, wenn sie in Standardbuchstaben gelesen wird.

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  Bearbeiten Sie Ihre Nachrichten

  Bearbeiten Sie Ihre E-Mails, bevor Sie sie senden. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung und gehen Sie alle geschäftlichen E-Mails durch, um sicherzustellen, dass Sie über die richtige Grammatik verfügen. Sie möchten sich immer als professioneller Korrespondent präsentieren. Überprüfen Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse, nachdem Sie sie fertig geschrieben haben, um sicherzustellen, dass der gewünschte Punkt angezeigt wird. Das Löschen eines einzelnen Wortes kann die Bedeutung eines Satzes ändern.

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  Antwort mit Vorsicht

  Informieren Sie sich über die richtige Antwort auf E-Mails, die Sie erhalten. Achten Sie genau auf den Absender und die anderen in den Feldern "bis" und "cc". Reagieren Sie so schnell wie möglich, anstatt Ihren "gespeicherten" Ordner zu überladen zu lassen.

  Vermeiden Sie den Drang, "alle antworten" zu drücken, bevor Sie nachsehen, wer in der Kopfzeile aufgeführt ist. Ihre Antwort könnte andere auf der Liste verwirren oder Sie könnten unnötige Informationen an Personen senden, die Sie nicht kennen. Sie sollten nur dann auf "Alle antworten" klicken, wenn Sie sicher sind, dass alle die von Ihnen gesendeten Informationen benötigen.

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  Machen Sie sich mit E-Mail-Tools vertraut

  Kenne die Tools und Arten von E-Mails. Dazu gehören "bis", "cc", "bcc" und Betreffzeilen. Der Hauptempfänger sollte im Feld "An" sein. Wenn Sie jemanden kopieren müssen, würden Sie diese Person normalerweise dem Feld "cc" oder Kopie hinzufügen. Wenn jemand ohne die anderen auf der Liste kopiert werden muss, die seine E-Mail erhalten, verwenden Sie "bcc" oder Blindkopie. Kopieren Sie nur Personen, die die von Ihnen gesendeten Informationen kennen müssen.

  Versenden Sie keine Ketten-E-Mails. Diese können mühsam werden und die E-Mail-Boxen der Leute bis zum Ärger verstopfen. Sie möchten nicht die Person werden, die Nachrichten weiterleitet, die wahr sein können oder auch nicht.

  Sie sollten immer die Betreffzeile für eine geschäftliche E-Mail ausfüllen, und es ist in persönlichen E-Mails bevorzugt. Halten Sie die Betreffzeile so kurz wie möglich und nur ein Thema pro Mailing.

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  Halte es kurz

  Die meisten Menschen bevorzugen kurze E-Mails statt lange, wortreiche Nachrichten. Wenn möglich, geben Sie Ihren Punkt in ein paar Sätzen an. Für eine längere Nachricht beginnen Sie mit einem einleitenden Absatz, der die Leute über die Grundlagen informiert. Wenn Sie mehr als ein Thema haben, teilen Sie Ihre Nachricht in mehr als ein Mailing mit einem Thema pro E-Mail auf.

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  Achte auf deinen Ton

  Behalten Sie einen positiven Ton in Ihrer E-Mail-Kommunikation. Denken Sie daran, dass snarky Bemerkungen eher gemein als lustig klingen mögen. Speichern Sie den sarkastischen Humor für die Sprachkommunikation, damit andere den Ton Ihrer Stimme hören können. Dazu gehört auch Wut. Sie sollten immer vermeiden, verärgerte E-Mails zu verschicken, oder Sie riskieren, jemanden zu beleidigen, mit dem Sie zusammenarbeiten oder den Sie interessieren.

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  Verwenden Sie Prioritätsflags mit Diskretion

  Wenn Sie ein Flag mit hoher Priorität haben, verwenden Sie es nur bei Bedarf. Wenn Sie zu viel davon verwenden, wird dies möglicherweise den gegenteiligen Effekt haben, den Sie möchten, und Ihre E-Mails an den untersten Punkt der Prioritätsliste für die Empfänger senden.

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  Unterschreiben Sie

  Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mails zu unterzeichnen. Die Empfänger können verärgert sein, wenn sie nach oben scrollen müssen, um herauszufinden, wer ihnen die Nachricht geschickt hat. Wenn Sie eine telefonische Antwort erwarten, achten Sie darauf, dass Sie die Nummer angeben, auch wenn Sie wissen, dass die Person die Datei gespeichert hat. Der Zweck von E-Mails ist es, Zeit zu sparen, und zu stoppen, was er oder sie tut, wird die Dinge verlangsamen. Wenn Sie eine Signaturzeile haben, halten Sie sie mit der richtigen E-Mail-Adresse und Telefonnummern auf dem neuesten Stand.